Megfelelőséget igazoló folyamatok

Az elfogadott normáknak való megfelelés ellenőrzési folyamata igényli az aktív részvételt, bátorítja a résztvevőket, hogy egymással kapcsolatot teremtsenek és ezáltal tanulási/továbbfejlődési lehetőséget nyújt a folyamat részvevőinek.

Ezen folyamatoknak a működése magában foglalja a következőket:

• A gazdaság és az azon folyó tevékenységek leírását (Menedzsment Terv): egy deklaráció/nyilatkozat a gazdálkodó részéről, ami a gazdaság bemutatásán túl tartalmazza, hogy a gazdálkodó milyen módszerekkel, rendelkezésekkel fogja megvalósítani a szabványok és a normák betartását. Egy ilyen Menedzsment Terv létrehozása fáradságos feladatnak tűnhet, de fontos folyamat, mert elősegíti a gazdát, hogy átgondolja a szabványok specialitásait és ezáltal alapjaiban értse meg azokat. Ráadásul a Menedzsment Terv aláírásával vállalják, hogy a benne foglaltak megfelelnek a valóságnak és ezáltal elköteleződnek a KMS, illetve a többi résztvevő felé.
• Kötelezettség Vállalási Nyilatkozat: a Menedzsment Terv részeként, vagy önálló dokumentumként írják alá a résztvevő termelők. A specifikus szabványokra és normákra való hivatkozásokat tartalmazza, amelyeknek meg kell felelni, és amelyet tanúk jelenlétében írnak alá a csatlakozók.
• A gazdaság ellenőrzése (Peer review): ezeken keresztül történik meg a szabványoknak és normáknak való megfelelés ellenőrzése a résztvevők által (peers), továbbá lehetőséget nyújt az egymástól való tanulásra, akár a szabványok részleteit illetően, akár mások gyakorlati tapasztalatainak megosztásával. Ennek a folyamatnak az eredménye egy dátumozott és aláírt dokumentum, mely tartalmazza a megfigyelt gyakorlatot és esetleges nem-megfelelőséget mutató hibákat.
• Ismeretátadás: rendszeres megbeszélések és workshopok, annak érdekében, hogy a közösség tagjai technikai és marketing problémákat, tapasztalatokat osszanak meg egymással. Ez egy nagyon hasznos folyamat, melynek során a tapasztaltabb termelők gyakorlati tudásukat átadhatják a kevésbé tapasztaltaknak, hogy a közösség kollektív ismeretanyaga bővüljön. Részvételi jegyzőkönyv vezetésével nyomon követhető, hogy ki és milyen gyakorisággal vesz részt ezeken az alkalmakon, ami által a közösség irányába is kifejezik elköteleződésük mértékét.
• A felelősségek megosztása és a horizontális felépítés erősítése a KMS-ek minden szintjén: általában van egy választott vezető (pl. egy gazdaság látogatás során, megbeszélésen, stb.), azonban ez a vezető szerep folyamatos rotációban van, így a csoport összes résztvevője megtanulja és megtapasztalja a feladattal járó tudnivalókat és felelősséget.