Dokumentált irányítási rendszerek és eljárások

Ahhoz, hogy egy ökológiai minősítési rendszer átlátható legyen, és képes legyen állandó és méltányos alapokon értéket létrehozni, szükség van a folyamatok dokumentálásra. Ennek a dokumentációnak a mélysége és összetettsége KMR-enként változhat, és idővel fejlődik. Mint bármilyen más minőségbiztosítási rendszer esetében is, szükség van a folyamatos fejlődésre és változásra, hiszen a hibákból tanulva a szervezet is egyre nagyobb gyakorlatra tesz szert.

A dokumentációs rendszer a következő elemeket foglalhatja magában:

• Szabványok (teljes és összesített változat, amennyiben szükséges)
• Adatbázisok (tagok nyilvántartása, minősítési státusz,gazdaság részletei, mérete, termékei, gazdaság rövid/hosszú távú tervei, stb.)
• KMR Működési Kézikönyv: A KMR-be történő belépés feltételei, jelentkezési folyamat, minősítés követelményei és folyamata, a nem-megfelelőség szankciói, a fő szereplők feladatai és felelőségei, farm ellenőrzés (peer review) menete és ellenőrző listái.
• Technikai jegyzetek a tanácsadók részére